Компенсация расходов не сотруднику организации

Условия дистанционной работы согласовываются сторонами трудовых отношений в трудовом договоре (статья 312.1 ТК РФ). В настоящее время готовятся масштабные изменения в главу 49.1, уточняющие ныне действующие положения. Вводится понятие временного удаленного режима труда. Такой режим работы вводится в упрощенном порядке: решением руководителя организации в локальном нормативном акте без внесения изменений в трудовые договоры. Допускается перевод персонала на временную удаленную работу при чрезвычайных ситуациях: эпидемиях, техногенных катастрофах, иных ситуациях, создающих угрозу нормальной жизни населения.

Какие расходы компенсировать

Указанное в соглашении с работником и экономически обоснованное возмещение затрат дистанционного работника организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Компенсационные выплаты относятся к иным перечислениям в пользу трудящегося, предусмотренным трудовым (коллективным) договором (пункт 25 статьи 255 НК РФ).

Налоги и страховые взносы

При приеме на работу вопрос, нужно ли платить компенсацию дистанционному работнику, регулируется трудовым договором. Если на удаленный режим переводится уже работающий сотрудник, заключается дополнительное соглашение к договору о переходе на удаленный труд.

В данном случае компенсация исполнителю расходов на проезд является частью цены договора возмездного оказания услуг (рекламных услуг). Расходы на рекламу признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве коммерческих расходов) (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерский учет

В данной консультации исходим из предположения, что соответствующее заявление исполнителем подано. Поскольку разница между доходом в виде компенсации понесенных исполнителем расходов на проезд и суммой профессионального налогового вычета равна нулю, удержание суммы НДФЛ при выплате компенсации организацией не производится.

Как часто у Вас есть необходимость обращаться к юристам/нотариусам?
По мере необходимости.
43%
Постоянно, в том числе и по работе.
26%
Консультируюсь онлайн через интернет, так проще и удобней.
31%
Проголосовало: 100

Страховые взносы

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 Гражданского кодекса РФ).

Читайте также:  Надо ли составлять мтериальный отчет кладовщику на малом предприятии

Минфин пришёл к выводу, что суммы компенсаций таких расходов удалённых сотрудников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не нужно облагать страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц. При этом размер должен быть определён трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками.

То есть, работодатель должен располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.

Позиция Минфина

Что касается НДФЛ, то при определении налоговой базы учитывают все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).

оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Основные положения

В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.

Договор подряда

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения, при этом подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Читайте также:  Нужно начислять амортизацию на земельный участок во влекаемый в хозяйственный оборот при сдаче в аренду

Сумма компенсации, начисленной Ивановой, НДФЛ не облагается. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на эту сумму не начисляются.

Плательщики ЕНВД рассчитывают сумму единого налога исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому компенсация за использование личного имущества сотрудника, а также компенсация расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, на расчет налога не влияют.

ЕНВД

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Чтобы признать компенсации в расходах по налогу на прибыль и не облагать их НДФЛ и страховыми взносами, суммы выплат должны подтверждаться документами. Министерством Финансов России в письмах от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672, от 29.10.2020 № 03-04-06/94269, от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 прописан перечень документов, которыми должны подтверждаться выплаты компенсаций:

  • расчеты компенсаций;
  • копии документов, подтверждающих право собственности или аренды работника на используемое имущество;
  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (в служебных целях);
  • осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Читайте также:  Какую стипендию получают дети сироты в педагогическом коледже

Такой перечень документов запросит налоговый инспектор в ходе проверки, поэтому о сборе документов следует позаботиться сразу при осуществлении выплат. Размер компенсации может быть основан на фактических расходах работника, либо определяться в твердой сумме. Расчет компенсации по фактическим затратам должен быть основан на документах работника. Фиксированный размер компенсации может определяться, например, исходя из нормы затрат на оборудование рабочего места на основании данных работодателя или иным способом исходя из понятных и экономически обоснованных показателей. При этом налоговая служба в своих разъяснениях рекомендует получить от работника такие документы, как:

  • подтверждение права собственности или аренды на технику;
  • платежные документы об оплате электроэнергии, программного обеспечения, сотовой связи, расшифровку звонков и т.п.

В некоторых случаях при выплате компенсации в фиксированной сумме будет достаточно получить от работников документы, подтверждающие наличие у него техники, подключение программного обеспечения, использование сотовой связи и т.п. Если же работодатель компенсирует фактические расходы работника, то придется собирать документы, подтверждающие все компенсируемые затраты (чеки, оплаченные счета на электроэнергию, интернет, сотовую связь и т.д.).

С 01.01.2021 в главу Трудового кодекса РФ о дистанционной работе Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ внесены изменения, определяющие специальные правила перевода сотрудников на временную удаленную работу, включая правила компенсации дополнительных расходов работников.

Подтверждаем расходы

Таким образом, налоговое законодательство позволяет признавать компенсацию затрат работников на организацию рабочих мест в расходах по налогу на прибыль и не облагать их НДФЛ и страховыми взносами. Для этого нужно собрать довольно значительный комплект подтверждающих документов. Часть таких документов, необходимо оформить в соответствии с требованиями трудового законодательства, другие документы должны быть представлены работниками, претендующими на компенсацию.

Оцените статью
Поможем защитить Ваши интересы
Добавить комментарий