Образец договора с подотчетными лицами

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему обязан создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – положение.

Зачем необходимо

  1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация вправе выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
  2. Список сотрудников, которые вправе получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
  3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
  4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками прописывают, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
  5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками.

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

  • секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
  • завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.
  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, составившей документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величину измерения в натуральных и денежных единицах;
  • наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

3.1. Работник организации, получивший аванс на расходы в интересах предприятия, отчитывается о потраченных суммах в течение 3 дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, или не позднее 3 дней со дня приезда из командировки, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими факт расхода.

Как часто у Вас есть необходимость обращаться к юристам/нотариусам?
По мере необходимости.
41.38%
Постоянно, в том числе и по работе.
27.59%
Консультируюсь онлайн через интернет, так проще и удобней.
31.03%
Проголосовало: 87

4. Берем у работника авансовый отчет

  • Ф.И.О. подотчетного сотрудника;
  • назначение аванса;
  • сумма с ее обоснованием (расчетом) — расчет суммы готовит бухгалтерия и передает директору для ознакомления;
  • срок, на который выдается аванс;
  • порядок выдачи денег под отчет — безналичным путем либо получение в кассе.
  • в шапке — наименование компании;
  • дату (даты) составления/утверждения документа;
  • список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
  • информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
  • Ф. И. О. и подпись руководителя;
  • Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.
Читайте также:  Обязан ли вести ип учет ос

О сроках подотчета

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2020-2021 годов

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Изменились требования к работе кассиров. Установлено, если обособленное подразделение не хранит наличность и по окончании кассовых операций сдает ее в кассу организации, то такие обособленные подразделения вправе не вести кассовую книгу 0310004. При приеме наличных денег в кассу кассир проводит контроль их платежеспособности в соответствии с указанием Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это, в частности, банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки и без повреждений. Не подлежат приему в кассу деньги, имеющие повреждения следующего характера:

Действующие правила подотчета

В то же время учтите, что при онлайн-покупке билетов на самолет (поезд) для подтверждения расходов следует распечатать посадочный талон и поставить на этот документ отметку о досмотре. В противном случае налоговики не примут его, сомневаясь, что ваш работник пользовался транспортными услугами (письмо ФНС России №СД-3-3/[email protected] от 11.04.2019).

Деньги в подотчет должникам

Требование об обязательном составлении авансового отчета больше не действует. Организация самостоятельно установит срок, в течение которого осуществляются расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений, и когда подотчетник обязан отчитаться об использованных суммах и вернуть остаток в кассу.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

  • Ф.И.О. лица;
  • регистрационный номер документа;
  • сумма наличных денег;
  • срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:

Заявление от работника

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

Читайте также:  Можно ли с кредитной карты европа банк оплатить гос пошлину через банкомат?

На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета, указать назначение аванса. Образец заполнения.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Еще одна распространенная ситуация. Работник по поручению руководства купил, к примеру, канцтовары на свои деньги. Затем средства работнику, разумеется, возвращаются. Но как в этом случае оформить операцию и авансовый отчет?

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Также в договоре аренды транспортного средства с экипажем можно предусмотреть обязанность арендодателя по заправке автомобиля за счет денежных средств, выдаваемых арендатору. Помимо этого, для контроля за расходованием данных денежных средств стороны могут предусмотреть обязанность арендатора отчитаться об использовании им данных денежных средств либо прописать возможность по истечении периода (например, месяца) представлять чеки с АЗС для оплаты соответствующих расходов на бензин.

В соответствии со ст. 636 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов, а также на выплату сборов.

Заявление

Стоит отметить, что предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить его в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например, в соответствующем приказе руководителя).

Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.

Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.

Если не составлять заявления

Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2020 года.

Читайте также:  Оплата за водунорма расхода воды на человека в москве

Понятие подотчетных денег

После получения средств, как закончится срок предоставления средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. Сдавать его нужно в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии проверяют, куда быть использованы средства с помощью подтверждающих документов (чеков и т.д.).

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2020

  1. Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
  2. Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
  3. Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
  4. После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства. РКО должен быть подписан и кассиром, и получателем.
  5. Последним шагом является занесение данной операции в кассовую книгу.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

Подотчетные суммы

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Способы снижения рисков

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (п. 6 Указания N 3210-У).

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ — инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Кто является подотчетным лицом

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

Подотчетные суммы

В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения. Эта публикация поможет вам проверить, все ли вы учли в организации выдачи и учета подотчетных сумм.

Расчеты с подотчетными лицами

  • НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
  • НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.
Оцените статью
Поможем защитить Ваши интересы
Добавить комментарий